El control financiero de cada reserva es esencial para cualquier alojamiento. Buqipi ofrece un completo módulo de Pagos y Facturas que permite registrar pagos manuales, realizar cargos a tarjetas, preautorizar depósitos, enviar enlaces de pago y emitir facturas y proformas. A continuación se explica cómo utilizar cada función.
Registrar un pago manual
Entra en la vista individual de la habitación o en la vista global de la reserva y despliega el módulo Pagos y Facturas.
Dentro de la pestaña Pagos, selecciona + Pago Manual. Se abrirá un formulario para introducir el pago.
Distribuye el importe entre las habitaciones si la reserva incluye varias. Puedes asignar diferentes cantidades a cada una según corresponda.
Elige el método de pago: efectivo, transferencia bancaria, TPV en recepción u otro método que tu propiedad tenga habilitado.
Añade una descripción para registrar el origen o la naturaleza del pago (por ejemplo, “Pago en metálico a la llegada” o “Transferencia realizada el 15/06”).
Confirma el pago. El registro aparecerá en la lista de pagos con la fecha, importe y método, y se restará del saldo pendiente.
Lanzar un cobro
Para cargar un importe a una tarjeta guardada o solicitar un pago a través de un enlace:
En la pestaña Pagos, haz clic en Lanzar cobro. Se abrirá un panel con cuatro pestañas internas: Cobro, Depósito, Enlace de pago y Programar.
Cobro: selecciona la tarjeta guardada, introduce el importe a cargar y activa opcionalmente el 3D Secure para mayor seguridad. Confirma para procesar el cargo inmediato.
Depósito: realiza una preautorización, es decir, se bloquea el importe en la tarjeta pero no se cobra hasta que lo captures manualmente. Selecciona la tarjeta, define el importe y confirma. El depósito se mostrará como Pendiente hasta que decidas capturarlo o liberarlo.
Enlace de pago: genera un enlace único que puedes enviar al huésped por correo. Indica el importe y, si lo deseas, una fecha de caducidad. El huésped introducirá sus datos de tarjeta de forma segura, y el pago quedará registrado cuando lo complete.
Programar: configura un cargo futuro automático. Indica la fecha, el importe y la tarjeta seleccionada. Buqipi ejecutará el cobro en la fecha programada.
Historial y estados de pagos
Debajo de las opciones de cobro verás una tabla con todos los pagos y cobros. Se muestran la fecha, la descripción, el estado (Aceptada, Pendiente, Rechazado, Cancelado), el importe y acciones como ver detalle o eliminar el registro.
Para anulaciones, sigue el procedimiento de devolución correspondiente en tu pasarela de pagos.
Consejos para la gestión de pagos
Revisa el saldo pendiente de la reserva antes de programar cargos para evitar duplicidades.
Utiliza los enlaces de pago para facilitar que el huésped introduzca sus datos y cumpla con la autenticación reforzada.
Asegúrate de que las series de facturación están bien configuradas para evitar errores y cumplir con la legislación fiscal.
Con estas herramientas, Buqipi centraliza toda la gestión económica de las reservas y te ayuda a mantener un control preciso de ingresos y facturación.